সঠিক শব্দ ব্যবহার করুন
ঘনিষ্ঠ কারও সঙ্গে আপনি যেকোন ধরনের শব্দ ব্যবহার করতে পারেন কিংবা শব্দ সংক্ষিপ্ত করে ফেলতে পারেন। কিন্তু অফিসিয়াল মেইলের ক্ষেত্রে এমনটি করা যাবে না।

‘রিপ্লাই’ ও ‘রিপ্লাই অল’ দুটো আলাদা
কখনও আপনাকে কেবল প্রেরকের কাছে রিপ্লাই পাঠাতে হতে পারে। আবার কখনও একটি মেইল অফিসের প্রত্যেকের কাছে পাঠাতে হতে পারে। কিন্তু উল্টোটা করে ফেললে ঝামেলায় পড়তে হবে। অপ্রয়োজনীয় মেইল যে কাউকেই অস্বস্তিতে ফেলে দিতে পারে। তাই ‘রিপ্লাই’ ও ‘রিপ্লাই অল’ আলাদা বিষয় দু’টির ব্যাপারে সচেতন হোন।  

আবেগ নিয়ন্ত্রণে রাখুন
কর্মক্ষেত্রে থাকাকালীন আমরা সামান্য ব্যাপারেই উত্তেজিত হয়ে যেতে পারি। খেয়াল রাখবেন রাগ, বিরক্তি কিংবা কষ্টের অনুভূতি যেন ই-মেইলে চলে না আসে। অপেক্ষা করুন, সময় নিন। সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করুন। আবেগের মাথায় ই-মেইল করে বসবেন না।  

বিষয় প্রাসঙ্গিক হতে হবে
ই-মেইলের সাবজেক্ট লাইনে প্রাসঙ্গিক বিষয় লিখতে হবে। সাবজেক্ট লাইনে কিছু না লিখেই ই-মেইল করা অসামঞ্জস্যপূর্ণ এবং অপেশদারী আচরণ। যারা দিনে অনেকগুলো ই-মেইল ওপেন করেন তারা আপনার ‘বিষয়’ ছাড়া মেইলটিকে স্পাম ভেবে এড়িয়ে যেতে পারেন।

মিষ্টতা বজায় রাখুন
কিছু মৌলিক সম্বোধন ছাড়া আপনার মেইলটিকে ইনফরমাল মনে হতে পারে। তাই এক মিনিট সময় বেশি লাগলেও আশা করি আপনার দিনটি ভালো যাবে, আপনাকে ধন্যবাদ ইত্যাদি লিখুন।

বাংলাদেশ সময়: ১৬৫৩ ঘণ্টা, ডিসেম্বর ২৮, ২০১৭
এমএসএ/আরআর